Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), hukuki geçerli ve güvenlişekilde iletilerin ve belgelerin gönderim ve alımını sağlayan elektronik posta olarak tanımlanabilir.

KEP sistemi; standart elektronik postalardan farklı olarak gönderici ve alıcının kimlik doğrulamasını sağlayarak, gönderilen ileti ve eklerinin içeriğinin yolda değişmediğini, gönderilme ve teslim edilme zamanını kesin olarak garanti eder. Bu nitelikleri sayesinde KEP, yasal geçerli ve güvenli elektronik posta olarak tüm hukuki, resmi ve ticari yazışmalarda ve belge paylaşımlarında kullanılır.

KEP Sistemi, ülkemizdeki KEP ile ilgili yasal düzenlemeler kapsamında Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcı(KEPHS) kurumlar tarafından sağlanan KEP adresleri arasında çalışır. KEP adreslerine, KEP Sistemi dışındaki standard elektronik posta adreslerinden ileti gönderilemez ya da alınamaz.

KEP Sistemi ile KEP adres sahibi bireyler ve kurumlar arasında, KEP gönderimi ve/veya alımı yapılabilir. E-Tebligat sistemleri gibi, tek yönlü -sadece gönderim yapan- bir sistem değildir. Bilindiği üzere, ülkemizdeki Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ve GİB/KETSİS E-Tebligat Sistemi, SGK E-Tebligat Sistemi ve MASAK E-Tebligat Sistemi üzerinden yalnızca tebligat çıkarmaya yetkili merciler tarafından gönderilen elektronik tebligatlar, muhatabın ilgili E-Tebligat adresine teslim edilir. İlgili elektronik tebligata, muhatabın ilgili elektronik tebligat sisteminden cevap verme imkanı bulunmaz. Kamudaki farklı farklı E-Tebligat sistemlerinden muhataba gelen e-tebligatlara, elektronik ortamda yasal geçerli olarak sadece KEP ile cevap verilebilir.

KEP ile İlgili Yasal Düzenlemeler Nelerdir?

Türkiye’de KEP, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK)’nun 18. ve 1525. maddeleri kapsamında düzenlenmiştir. 2011 ve sonraki yıllarda yürürlüğe giren KEP ile ilgili yönetmeliklerle ve BTK kurul kararlarıyla uygulamaya yönelik hususlar düzenlenmiştir. KEP sistemi, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından düzenlenmekte ve denetlenmektedir. BTK, KEPHS kuruluşların başvurularının incelenmesi, yetkilendirilmesi, faaliyetlerinin denetlenmesi ile gerekli yasal düzenlemelerin yapılmasından sorumlu otoritedir.

13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun Kayıtlı Elektronik Posta’ya ilişkin hükümleri:

• 18. maddesinin üçüncü fıkrası: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”,

• 1525. maddesinin ikinci fıkrası: “Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.”

25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan
Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan
Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ

16/05/2012 tarih ve 28294 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan
Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ

06.06.2012 tarih ve 2012DK-15259 sayılı Kurul Kararı
Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminde Kullanılan İşlem Sertifikasına İlişkin Usul Esaslar

09.09.2014 tarih ve 2014/DK-BTD/447 sayılı Kurul Kararı
Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarının Birlikte Çalışabilirliğine İlişkin Usul ve Esaslar

KEP ile ilgili yasal düzenlemelerde kullanım ile ilgili bir zorunluluk olmamakla birlikte, 10 Haziran 2020 tarihinde 31151 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmış olan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” uyarınca, elektronik ortam üzerinden yazışma yapan kamu kurum / kuruluşları, kendilerine KEP aracılığıyla gönderilen resmî yazışmaları kabul etmek zorundadır. Kamu kurum ve kuruluşları, kendileriyle e-yazışma yapan ilgili taraflara KEP kullanılmasına ilişkin zorunluluklar getirebilmektedir.

KEP Kullanım Alanları Nelerdir?

KEP sistemi üzerinden aşağıdaki türlerde belgelerin gönderimi ve alımı sağlanabilir:

Sözleşmeler/anlaşmalar

• Mali belgeler (fatura itirazı, mutabakat mektupları vb.)

• Ticari belgeler ve teklifler

• Genel kurul bildirimleri ve toplantı çağrıları

• Beyanname ve başvuru formları

• Ücret bordrolarının çalışanlara gönderimi

• İhale davet mektupları ve teklif dokümanları

• Kamu kurumları arasındaki yazışmalar

• Kamu kurumları ile özel kurumlar arasındaki yazışmalar

KEP Sisteminin Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

KEP sistemi üzerinden aşağıdaki türlerde belgelerin gönderimi ve alımı sağlanabilir:

Hukuki delil oluşturma imkânı

• Belgelerin yolda değişmediğini ve gönderenin kimliğini garanti altında alma

• İletilerin teslim/tebliğ zamanını kesin olarak belirleme

• İş süreçlerini hızlandırma ve verimliliği artırma

• Operasyonel maliyetleri ve hataları azaltma

• Kağıda dayalı yazıcı, çıktı alma, postalama ve evrakın fiziksel depolama ihtiyacını azaltma

KEP Adresi Nasıl Alınır?

KEP adresi almak için gerekli belgeler ile seçtiğiniz bir KEPHS kuruma başvuru yapmanız gerekmektedir. Bireysel veya kurumsal KEP adresi başvurunuza göre gerekli belgeleri hazırlamanız gerekir. 1, 2 veya 3 yıllık geçerli KEP adresi alınabilir. Daha sonra da süresi dolmadan yine aynı sürelerde uzatılabilir.

Başvurunun ardından KEPHS ile sözleşme imzalanır. KEPHS hizmet politikasına bağlı olarak ıslak imza veya e-İmza ile sözleşme yapılabilir. BTK’nın sitesinde bulunan yetkili kayıtlı elektronik posta sağlayıcılarından istediğinize başvurunuzu yapabilirsiniz. Yetkili KEPHS listesini https://btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-hizmet-saglayicilar bağlantısından görebilirsiniz. KEP adresi almak için gereken başvuru belgeleri gerçek kişiler/bireyler ve tüzel kişilere/kurum ve kamu kuruluşlar için farklılık göstermektedir.

Gerçek kişi/bireyler için başvuruda gereken belgeler:

• Nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport ya da kimlik yerine geçen, üzerinde T.C. kimlik numarası olan resmi belgenin aslı

• Bireysel KEP Hesabı Başvuru Formu

• Bireysel KEP Hesap Sahibi Taahhütnamesi

Tüzel kişilerin hazırlaması gereken belgeler:

• Ticaret sicil tasdiknamesinin ya da faaliyet belgesinin aslı

• Tüzel kişi adına yetkili kişinin imza sirküleri veya vekaletname aslı veya noter onaylı sureti

• Başvuru yapan kişiye ait nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport ya da kimlik yerine geçen, üzerinde T.C. kimlik numarası olan resmi belgenin aslı

• Kurumsal KEP Hesabı Başvuru Formu

• Kurumsal KEP Hesap Sahibi Taahhütnamesi

KEP Adresi Formatı Nasıldır?

KEP Adres seçimi sırasında belirli kurallara uyulması zorunludur. Yetkili KEPHS’lere her bir kurumun işlettiği BTK tarafından tahsis edilmiş bir “hs0X.kep.tr” formatında bir alan adı bulunur. KEP adresleri bu alan adı üzerinden verilmek zorundadır. KEP Adresiniz mevzuat gereği aşağıdaki gibi bir formatta olmalıdır:

Gerçek kişiler/bireyler için: KEP Adresi talebinde bulunan kişi/bireye ait isim soyisim bilgileri ile ad.soyad@hs0X.kep.tr formatında adres tanımlaması yapılır. Fakat kişi/bireye ait isim soyisim ile oluşturulacak olan KEP Adresinin başkası tarafından alınmış olduğu durumda, isim soyisim sonuna ‘.’ işaretinden sonra sayı eklenir ve ad.soyad.sayı@hs0X.kep.tr formatında adresi tanımlanır.

Tüzel kişiler için: KEP Adresi tüzel kişiye ait MERSİS numarası ile mersisno@hs0X.kep.tr formatında ya da tüzel kişiye ait isim ile tüzelkişiadı@hs0X.kep.tr olacak şekilde tanımlanır.

KEPHS Olarak Yetkilendirilmiş Kurumlar Hangileridir?

Türkiye’de KEP Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilir.

Yetkilendirilmiş kurumlardan ilk 3’ü PTTKEP, TNBKEP ve TÜRKKEP’tir.

Yetkili KEPHS’lar listesine erişmek için BTK’nın https://btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-hizmet-saglayicilar sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Gelen KEP İletilerimi Nasıl Görürüm?

KEP adreslerine gelen iletiler, hizmet alınan KEPHS’nin web arayüzüne giriş yapıldıktan sonra manuel olarak erişilebilir veya KEPHS ile entegrasyonu bulunan özel yazılımlar aracılığıyla otomatik çekilerek görüntülenebilir.

KEP hesabınıza giriş yaptıktan sonra “Gelen Kutusu” bölümünde gelen iletilerinize ulaşabilir ve görüntüleyebilirsiniz.

KEP Delilleri’ni de yine aynı şekilde görebilir ve çekebilirsiniz.

Farklı KEPHS’lerdeki tüm KEP adreslerinize gelen KEP iletilerinizi tek uygulamadan görmenizi sağlayan ülkemizin ilk ve tek çözümü Verion Teknoloji tarafından sağlanmaktadır.

KEP İletisi Nasıl Gönderirim?

KEP adresinden başka bir KEP adresine ileti göndermek için ise:

1. Hizmet alınan KEPHS’nin sistemine giriş yapılır.

2. Yeni ileti oluşturma veya “Gönder” seçeneği seçilir.

3. Alıcı KEP adresi, konu başlığı ve içerik eklenir.

4. Gerekli belgeler eklenerek ileti gönderilir.

5. Gönderim sonrası sistem tarafından iletinin teslim edildiğine dair bir elektronik kanıt oluşturulur ve göndericiye sunulur.

Birden fazla KEP adresine sahip kurum/kuruluşlarda ve/veya günlük KEP ileti gönderim ve alım adetlerinin fazla olduğu hallerde, iş takibi ve yönetimi giderek zorlaşmakta ve operasyonel maaliyetlerin artmasına neden olmaktadır.

Verion Teknoloji, Docsline uygulaması ile farklı KEP adreslerinize merkezi uygulamadan erişerek en verimli şekilde işlerinizi yönetmenize olanak sağlar. KEP adreslerinize gelen tüm iletilerinize ait detaylara Docsline üzerinden erişerek ihtiyaca göre iletiyi görüntüleme, indirme varsa ek bilgilerine erişme, cevap yazısı oluşturarak KEP üzerinden gönderim sağlama ve daha birçok iş akışı yönetimi ve takibini kolaylaştıracak farklı özellikler barındırmaktadır. Docsline hakkında detaylı bilgi almak ve demo üzerinden uygulamayı incelemek isterseniz bilgi@verion.com.tr adresimizden bizlere ulaşabilirsiniz.

KEP ile E-İmza Arasındaki İlişki Nedir?

KEP Sisteminde ileti gönderim sağlamak istenildiğinde e-İmza kullanımı zorunludur. KEP sistemi üzerinden gönderilen belgelerin yolda değişmediğinin garanti edilmesini sağlamak ve gönderenin kimliğini doğrulamak için 5070 sayılı Elektronik İmza Kanuna göre güvenli elektronik imza kullanılması zorunludur. Ancak, KEP adresi sadece alıcı adres olarak, ileti almak amacıyla kullanılıyorsa e-İmza gerekli değildir.

Türkiye’de 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil yasal düzenlemeler ve standartlar kapsamında yetkilendirilmiş Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı (ESHS) kurumlar tarafından sağlanan güvenli e-İmza, elle atılan ıslak imza ile eşdeğer hukuki geçerliliğe sahiptir.

KEP gönderimlerinde elektronik imza kullanılması şu nedenlerle önemlidir:

• Gönderenin kimliğini kesin olarak doğrular.

• Belgenin sonradan değiştirilmesini engeller.

• Belgenin hukuki olarak geçerli ve bağlayıcı olmasını sağlar.

Elektronik imza hakkında daha detaylı bilgi almak isterseniz E-İmza Nedir? başlıklı blog yazımıza https://verion.com.tr/genel/e-imza-nedir/ bağlantısından ulaşabilirsiniz.

E-Tebligat Sistemleri ve KEP Sistemi Arasındaki Bağlantı Nedir?

Ülkemizde kamu kurumları tarafından oluşturulmuş farklı E-Tebligat sistemleri bulunmaktadır. Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS), GİB/KETSİS E-Tebligat Sistemi, MASAK E-Tebligat Sistemi ve SGK E-Tebligat Sistemi tarafından verilen E-Tebligat adresine muhataplara ait elektronik tebligatların gönderimi yapılmaktadır.

Yetkili makam ve merciler tarafından çıkarılan E-Tebligatlar, ilgili E-Tebligat Sistemi tarafından tanımlanmış muhatabın ilgili elektronik tebligat adresine iletilmektedir. Bu şekilde 4 ayrı sistemden (UETS, GİB/KETSİS, MASAK ve SGK), 4 ayrı elektronik tebligat adresine gelen E-Tebligatları, bireysel ve kurumsal muhatapların düzenli olarak hatasız takip etmesi, indirip görmesi, ilgili paydaşına göndermesi, vaktinde cevaplayabilmesi ve ilgili süreçlerde oldukça zorlanılmakta ve hak kaybına uğranılmaktadır.

E-Tebligat Sistemi ile muhataba iletilen E-Tebligat, aynı sistem üzerinden cevaplanamaz; sadece gönderim amacı ile kullanılan tek yönlü bir sistemdir.

Eğer muhatap, gelen E-Tebligatı elektronik ortamda cevaplamak isterse, cevap yazısını uygun şekilde hazırlayarak ilgilinin KEP adresine gönderir.

UETS E-Tebligat hakkında ayrıntılı bilgi almak isterseniz “UETS ile E-Tebligat Nedir?” Başlıklı blog yazımıza https://verion.com.tr/genel/ulusal-elektronik-tebligat-sistemi-uets-ile-e-tebligat-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.

GİB/KETSİS E-Tebligat hakkında ayrıntılı bilgi almak isterseniz “GİB/KETSİS E-Tebligat Hakkında Her Şey” Başlıklı blog yazımıza https://verion.com.tr/genel/gib-e-tebligat-hakkinda-her-sey/ linkinden ulaşabilirsiniz.

Verion Teknoloji, kurumsal müşterilerine Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) ve GİB/KETSİS E-Tebligat Sistemi ile uçtan uca entegrasyon çözümleri sağlamaktadır. Hangi sistemden olursa olsun gelen e-Tebligatların ve e-Yazışmaların otomatik alınmasını ve cevaplanması için gerekli EYP, e-imza, e-mühür, zaman damgası gibi bileşenler de dahil olarak bütünleşik çözümler ve hizmetlerin tümü Verion tarafından verilmektedir.

Verion KEP ve E-Tebligat çözümleri hakkında daha fazla bilgi almak için bilgi@verion.com.tr e-posta adresimizden bizlere ulaşabilir veya https://verion.com.tr internet adresimizden çözümlerimiz hakkında bilgilere erişebilirsiniz.